Externalisation administrative TPE : deux façons de libérer votre temps de dirigeant
L’externalisation administrative pour TPE, ce n’est pas un package standard. C’est une fonction stratégique confiée à quelqu’un qui en connaît tous les rouages. Chaque mission est cadrée selon votre quotidien, votre rythme et votre niveau d’autonomie. Vous gardez la main, je prends le relais sur ce qui vous freine.
Je ne vends pas du temps au compteur. Je prends en charge des résultats concrets : des relances faites, des KPI lisibles, des plannings tenus, une trésorerie sous contrôle.
Externalisation administrative TPE : Le détail de ce que je prends en charge
Quatre domaines d’intervention, complémentaires ou indépendants. Vous pouvez démarrer par un seul service et ouvrir progressivement, ou combiner dès le départ selon vos besoins.
Service 01
Gestion administrative
Le cœur de mon métier. Le socle de votre sérénité.
Toutes les tâches qui vous mangent du temps mais qui ne génèrent pas de chiffre d’affaires direct. Courriers, classement, relances, suivi fournisseurs, organisation de vos documents. Je prends en charge ce qui doit tourner sans bruit, pour que vous gardiez l’énergie pour ce qui compte vraiment.
Ce que je prends en charge
- Traitement du courrier et des mails entrants
- Classement et archivage numérique
- Suivi et relance des fournisseurs
- Préparation des dossiers récurrents
- Mise à jour des fichiers contacts & CRM
- Rédaction de courriers et notes internes
- Saisie et suivi des notes de frais
- Veille des échéances et obligations
Service 02
Tableaux de bord KPI
Piloter par les chiffres, sans usine à gaz.
25 ans à manier des tableaux de bord en grande entreprise m’ont appris une chose : le bon KPI, c’est celui que le dirigeant lit en 30 secondes et qui l’aide à décider. Je conçois et tiens à jour vos indicateurs sur Excel ou Google Sheets, avec une vue synthétique mensuelle.
Ce que je construis avec vous
- Tableau de bord commercial (CA, marge, conversion)
- Suivi de trésorerie prévisionnelle
- Indicateurs de performance par activité
- Reporting mensuel synthétique
- Suivi de production ou d’exploitation
- Analyse des écarts vs budget
- Tableaux RH (effectif, congés, masse salariale)
- Visualisations claires pour vos partenaires
Service 03
Coordination RH
L’humain bien organisé. Sans usine à process.
Pas de la paie, pas du juridique RH : ce travail-là reste celui de votre expert-comptable ou de votre conseil. Moi, je prends le relais sur tout ce qui structure le quotidien de vos équipes : plannings, congés, onboarding, suivi des entretiens. Pour que ça tourne, sans que vous ayez à y penser.
Ce que je coordonne
- Plannings d’équipe et roulements
- Suivi des congés et absences
- Préparation des entretiens annuels
- Onboarding des nouveaux arrivants
- Gestion documentaire RH (contrats, avenants)
- Coordination avec votre cabinet de paie
- Suivi des formations obligatoires
- Trame d’entretien et synthèses
Service 04
Comptabilité & facturation
L’argent qui rentre. L’argent qui sort. Sans angle mort.
Je ne remplace pas votre expert-comptable, je travaille en lien avec lui. Mon rôle : préparer ses dossiers proprement, émettre vos factures dans les délais, relancer vos clients en retard, suivre vos paiements fournisseurs. La partie opérationnelle de la finance, celle qui prend du temps mais qui n’attend pas.
Ce que je traite au quotidien
- Émission et envoi des factures clients
- Relances clients (mail, courrier, téléphone)
- Suivi des règlements et impayés
- Préparation des éléments comptables
- Suivi et paiement des factures fournisseurs
- Rapprochement bancaire mensuel
- Gestion des notes de frais
- Coordination avec votre expert-comptable
Formation 01
IA & automatisation
Moins de répétitif. Plus de valeur ajoutée.
L’IA n’est pas réservée aux grandes entreprises. En quelques heures de formation, vos équipes gagnent un temps considérable sur les tâches répétitives : rédaction, synthèse, traitement de données, création d’agents automatisés. Des outils concrets, testés en situation réelle, adaptés à votre secteur.
Ce que couvre la formation
- Prise en main des outils IA (Claude, ChatGPT…)
- Création de prompts efficaces
- Automatisation
- Création d’agents IA sur mesure
- Automatisation sur Excel & Google Sheets
- Gain de productivité immédiat et mesurable
Formation 02
Bureautique : Excel, Word, PowerPoint
Maîtriser ses outils du quotidien. Vraiment.
Excel mal maîtrisé, c’est des heures perdues chaque semaine. Word utilisé au dixième de ses capacités, c’est de la mise en page refaite à la main. Je forme à ce qui est réellement utile dans votre contexte, de la prise en main aux fonctions avancées — en présentiel ou à distance, en individuel ou en groupe.
Ce que couvre la formation
- Excel : formules, tableaux croisés, mise en forme
- Excel : automatisation et macros de base
- Word : styles, modèles, publipostage
- PowerPoint : mise en page professionnelle
- Google Sheets & Google Docs
- Adaptation à votre niveau et vos usages
Formation 03
Un autre besoin ? Je construis la formation avec vous.
Réseau, assistanat administratif, organisation, outils collaboratifs… Si le sujet touche à l’efficacité opérationnelle ou aux outils numériques, je peux construire un programme adapté à vos équipes, vos outils et vos objectifs. En intra-entreprise, en présentiel ou à distance.
Une méthode simple, quatre étapes claires
Pas de grand plan théorique, pas de promesse en l’air. Une démarche progressive, qui vous laisse à chaque étape la possibilité d’arrêter ou d’ajuster.
Premier échange
30 minutes en visio ou téléphone. Vous me racontez ce qui vous pèse. Je vous dis franchement si je peux vous aider, comment, et à quel rythme. Sans engagement.
OffertCadrage de mission
Audit court de l’existant. Définition des tâches prises en charge, du rythme, des livrables et des indicateurs de réussite. Devis clair, sans zone grise.
Sous 7 joursMise en route
Accès partagés, premières prises en main, point hebdomadaire les deux premières semaines pour ajuster. Vous voyez tout ce qui se passe, en temps réel.
Onboarding 2 semainesRythme de croisière
Reporting mensuel concret : ce qui a été fait, le temps consacré, les points d’attention. Vous décidez de continuer, ajuster ou élargir.
Tous les moisUne idée des tarifs ?
Trois forfaits clairs, transparents, dimensionnés pour les TPE/PME. À partir de 200 €/mois pour démarrer en douceur, ou en mission ponctuelle à l’heure si vous préférez tester.
Trois situations, trois libérations
Des cas représentatifs des dirigeants que j’accompagne. Les contextes sont anonymisés, les résultats sont concrets.
L’entreprise du bâtiment qui croulait sous les devis et factures
Dirigeant sur le terrain, devis et factures repoussés en soirée, retard chronique sur les relances. Une trésorerie qui souffre alors que les chantiers s’enchaînent.
Cycle de facturation hebdomadaire, modèle de devis standardisé, relances automatisées à J+15 et J+30, suivi quotidien des règlements.
La PME qui pilotait son activité sans visibilité chiffrée
Pas de tableau de bord, décisions prises à l’instinct, aucune visibilité sur la marge par client. Un sentiment diffus que « quelque chose ne tourne pas rond » mais sans pouvoir le pointer.
Conception d’un dashboard Excel mensuel : CA par client, marge par produit, délai moyen de règlement, alertes trésorerie automatiques.
Le cabinet libéral qui perdait du temps sur ses plannings
Plannings tenus à la main, congés mal anticipés, tensions sur les remplacements de dernière minute. Une gestion humaine au fil de l’eau qui pesait sur l’équipe.
Coordination centralisée : planning trimestriel partagé, suivi des congés en temps réel, anticipation des absences à 2 mois, trame de remplacement.
On regarde ensemble par où commencer ?
30 minutes pour clarifier vos priorités, identifier ce qui peut être pris en charge dès demain, et vous dire si on peut avancer ensemble. Sans engagement. Sans pression commerciale.
